So funktioniert es
Von Ihren Betriebsregeln bis zur belegten Fertigstellung.
Neun Schritte. Die ersten drei finden einmalig zu Beginn statt. Alle weiteren wiederholen sich für jede Aufgabe, für jedes Fahrzeug, dauerhaft.
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Bestandsaufnahme
Wir erfassen die Fakten: Flottengröße, Fahrzeugtypen, Standorte, aktuelles Servicevolumen, bestehende Lieferanten, benötigte Leistungen und Intervalle, Fahrzeugverfügbarkeit, Art des Schlüsselzugangs, Qualitätserwartungen, Anforderungen an Berichte und Versicherung sowie mögliche Integrationsbedarfe.
- 02
Operatives Audit
Wir analysieren, wie die Arbeit heute tatsächlich abläuft. Wer erstellt Aufgaben? Wie werden Fahrzeuge identifiziert und Schlüssel beschafft? Welche Aufgaben ließen sich bündeln? Was verursacht Verzögerungen? Wie hoch sind die realen Kosten je Fahrzeug – und wann sind die Fahrzeuge am wenigsten ausgelastet?
- 03
Service-Playbook
Wir schreiben ein kundenspezifisches Betriebshandbuch: enthaltene und ausgeschlossene Leistungen, eine Checkliste je Aufgabe, den Reinigungsstandard, das Einsatzgebiet, die maximale Überführungsdistanz, zugelassene Partner, die Zugangsmethode, Fotoanforderungen, Regeln zur Schadensklassifizierung, den Schadensprozess, Eskalationskontakte, Fristen, die Nacharbeitsregelung, die Preise und die SLA-Ziele.
- 04
Pilotprojekt
Eine Stadt, ein Standort, 10–30 Fahrzeuge, ein oder zwei Leistungen, zwei bis vier Wochen. Tägliche operative Abstimmung, wöchentlicher KPI-Bericht. Klein genug, um sicher zu sein, und real genug, um belastbar zu sein.
- 05
Regelkonfiguration
Aufgaben entstehen über ein Kundenportal, einen CSV-Import, E-Mail-zu-Aufgabe, eine API-Anbindung, einen Telematik-Auslöser, einen wiederkehrenden Zeitplan oder die manuelle Eingabe durch die Disposition. Typische Regeln: jedes Fahrzeug alle sieben Tage reinigen; nach jeder Vermietung prüfen; E-Fahrzeuge unter 30 % laden; neue Schäden sofort eskalieren; Service nur zwischen 20:00 und 06:00 Uhr.
- 06
Aufgabenerstellung und Zuweisung
Das System erstellt die Aufgabe, prüft die Fahrzeugverfügbarkeit, bestätigt die Zugangsberechtigung, schätzt den Zeitbedarf, bündelt nahe beieinanderliegende Aufgaben, weist eine autorisierte Einsatzkraft zu, sendet Schritt-für-Schritt-Anweisungen, verfolgt Annahme und Ankunft und alarmiert die Disposition, sobald etwas aus dem Ruder läuft.
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Ausführung vor Ort
Die Einsatzkraft bestätigt die Ankunft, lokalisiert das Fahrzeug, prüft das Kennzeichen, führt eine Erstzustandskontrolle durch, lädt die erforderlichen Fotos hoch, erbringt die Leistung, füllt die Checkliste aus, meldet Abweichungen, lädt die Abschlussnachweise hoch, sichert Fahrzeug und Schlüssel und schließt die Aufgabe ab.
- 08
Qualitätskontrolle
Drei Ebenen. Automatisierte Prüfungen erkennen fehlende Fotos, GPS-Abweichungen, falsche Zeitstempel, doppelte oder unscharfe Bilder, unvollständige Checklisten, unplausible Kilometerstände und auffällige Bearbeitungsdauern. Prüferinnen und Prüfer kontrollieren Stichproben sowie jeden risikoreichen Auftrag, jede neue Einsatzkraft und jeden Schadensbericht. Ihr eigenes Feedback schließt den Kreis.
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Berichte und Abrechnung
Sie erhalten die Anzahl abgeschlossener und fehlgeschlagener Aufgaben, Leistungsarten, Kennzeichen, Abschlusszeiten, Qualitätsergebnisse, die Nacharbeitsquote, Schadensbefunde, Notizen der Einsatzkräfte, Fotonachweise, Kosten je Aufgabe und je Fahrzeug – und eine konsolidierte Monatsrechnung.
Wir setzen automatisierte Prüfungen zur Unterstützung der Qualitätssicherung ein, nicht als Ersatz. Die abschließende Verantwortung für eine Aufgabe bleibt bei uns – nicht bei einem Algorithmus.
Starten Sie mit einem Standort und 10–30 Fahrzeugen.
Ein Pilotprojekt ist der schnellste Weg herauszufinden, ob unser Modell zu Ihrer Flotte passt. Eine Stadt, eine feste Anzahl Fahrzeuge, zwei bis vier Wochen, vereinbarte Einzelpreise, keine Integration erforderlich – und jede Woche eine Leistungsbesprechung.
Keine Integration. Keine langfristige Bindung. Klare Ausweitungskriterien.